Le parcours d'Averna dans la modernisation de son ERP

Si votre entreprise souhaite se lancer dans une transformation numérique et la modernisation de son système ERP, voici un résumé incontournable de certaines questions abordées lors d’une table ronde avec Mariève Carrier, vice-présidente finance chez Averna, Rishan Barat, directeur des applications commerciales chez Microsoft et Patrik Chavarie, vice-président exécutif chez Thinkmax.   

Parlez-nous d’Averna et de sa croissance mondiale avant d’aborder la technologie et les décisions que vous avez prises. 

Mariève : Certainement, je vais commencer par vous expliquer notre modèle d’affaires actuel et nos objectifs. Il faut d’abord savoir que nous ne sommes pas des franchisés; nous ne dupliquons pas la même entreprise dans sept pays différents. Nous sommes une multinationale parfaitement intégrée. Par exemple, nous pouvons décrocher un projet en Californie avec un grand client du secteur médical, puis faire appel à l’expertise d’un ingénieur en Pologne, aux compétences de notre équipe de logistique et d’approvisionnement au Canada et à notre équipe mexicaine pour la mise en œuvre de la solution et le soutien technique. Les aptitudes et l’énergie de nos collègues, partout dans le monde, garantissent donc notre succès financier. Ce modèle peut évidemment s’avérer complexe sur le plan financier, mais il nous permet de continuer de prospérer et d’évoluer. L’industrie des tests est très décentralisée, avec de petits acteurs sur le marché local dans chaque pays. Nous souhaitons devenir le chef de file mondial afin d’aider des clients internationaux. Nous connaissons déjà une importante croissance organique, qui atteint les 10 % par année, et nous souhaitons doubler notre taille d’ici 5 ans, notamment par de nombreuses acquisitions aux États-Unis et en Europe. Nous avons donc besoin d’un système ERP à toute épreuve pour soutenir cette croissance.   

Comment avez-vous adapté votre modèle d’affaires durant la pandémie? 

Mariève : Nous avons eu beaucoup de chance. Je sais que ça n’a malheureusement pas été le cas pour la plupart des entreprises. Nous œuvrons dans plusieurs secteurs. Certains, comme le secteur médical, ont connu une forte croissance et éprouvé d’importants besoins urgents, que nous avons su combler, alors que dans l’industrie automobile, les activités ont cessé pendant quelques mois et tardent toujours à se redresser. Nous avons donc pu profiter de la diversité de nos secteurs d’activités et de notre structure interne, qui offre de la flexibilité dans l’allocation de ressources de différents pays. 

Quels sont les principaux défis que Thinkmax a dû relever au cours de la pandémie? 

Patrik : La disponibilité des ressources constitue un défi majeur à l’heure actuelle. La pandémie a compliqué le recrutement. Avec les problèmes d’approvisionnement, cela pose de sérieux défis. En ce qui concerne le personnel, les entreprises préfèrent en faire davantage avec ce qu’elles ont et commencent à évaluer l’automatisation des processus pour éliminer des tâches répétitives qui n’apportent aucune valeur. Le second défi concerne la chaîne d’approvisionnement : comment faire le suivi des expéditions à destination et en provenance de l’étranger, ainsi que de la disponibilité des matières premières? Enfin, l’ultime défi et non le moindre : les coûts. Ils augmentent et il faut savoir les gérer. Quelle proportion les entreprises peuvent-elles absorber et quel montant peuvent-elles transférer? Plusieurs de nos clients ont des ententes pré-établies avec leurs utilisateurs finaux ou leurs clients.  

Au-delà de ces facteurs sectoriels, quelles ont été les principales motivations d’Averna pour migrer vers une nouvelle plateforme ERP? 

Mariève : À l’instar de nombreuses entreprises, nos systèmes étaient vraiment obsolètes et différents dans chaque pays. Par conséquent, l’obtention d’information en temps réel devenait un cauchemar lors de la consolidation d’un projet dont les membres de l’équipe et les coûts provenaient de différents pays. Même notre système principal en Amérique du Nord ne pouvait plus être mis à niveau. Un seul employé le connaissait, ce qui posait un risque commercial. En ce qui concerne les critères de sélection du nouveau système, comme je l’ai dit, nous sommes présents dans de nombreux pays et nous ne sommes jamais à l’abri de difficultés liées aux différentes langues, à la localisation, aux règles gouvernementales, aux taxes, etc. Nous travaillons sur des projets très personnalisés et le module Gestion de projets s’est avéré LA solution idéale pour nous, car il est très détaillé et capable de nous aider à faire le suivi des coûts et de la rentabilité en temps réel. De plus, nous devions prendre en charge l’ensemble des activités interentreprises, bien que nous soyons constitués de différentes entités juridiques actives dans de nombreux pays. Cela devait se faire en toute discrétion, sans compromettre les projets. Nous avions besoin de ce soutien en arrière-plan pour garantir la transparence de chacun des projets.  

Parlez-nous des défis rencontrés au cours de votre transition numérique. 

Mariève : Nous avons d’abord fait appel à une autre entreprise-conseil avec un mandat clé en main à prix fixe et les avons laissés prendre le contrôle. Cela ne s’est pas très bien passé, et nous avons annulé le contrat. Comme nous n’étions pas satisfaits de cette expérience de dépendance à l’endroit d’une autre entreprise, nous avons fait l’inverse et décidé de tout faire par nous-mêmes. C’était moins cher que de payer des consultants à fort prix, mais nous n’avions ni la connaissance ni l’expertise voulues. Je pense que cela aurait pu fonctionner, mais je serais encore en train d’essayer de mettre le système en œuvre parce que nous devions tout apprendre et que tout prenait beaucoup de temps. Donc, ce fut un échec. Il fallait trouver une autre solution.  

Comment avez-vous décidé de faire affaire avec Thinkmax et pourquoi? 

Mariève : J’ai demandé l’aide des gens de Thinkmax, mais je les ai mis au défi de garantir notre autonomie. J’avais besoin de leur aide, mais je ne voulais pas qu’ils prennent totalement le contrôle. Ils ont apporté leur expertise, ce qui a eu pour effet de dynamiser et d’accélérer le déroulement du projet. Nous les avons observés et ils nous ont enseigné. En fin de compte, cela s’est avéré rentable. Ce fut la bonne décision, car nous sommes désormais autonomes au quotidien. Thinkmax a procédé avec une approche d’accompagnement et une solution gagnant-gagnant. Il était également important pour nous que le fournisseur retenu dispose d’un réseau mondial pour pouvoir nous accompagner, avec leurs relations et leur soutien, lors de l’expansion dans de nouveaux pays. 

Patrik : Nous sommes là pour réduire les erreurs et pour transmettre nos connaissances du secteur, des produits et des pratiques exemplaires. Mariève a pris la bonne décision en donnant à Averna la capacité de s’approprier son système et ses projets de transformation numérique. Nous avons aidé et encouragé Averna à mettre en service les bases d’un système qu’ils ont depuis déployé au Mexique et en Europe, où nous avons joué le rôle de conseiller pour les guider. Nous devons continuellement améliorer notre méthode de travail et faire preuve de flexibilité. C’est pourquoi nous avons accueilli favorablement le défi posé par Mariève sur la façon de réaliser ce projet. Nous avons d’abord mis en place un cadre qui a permis à nos deux entreprises de réduire au minimum les risques et de créer de la valeur ensemble. Nous nous sommes lancé un défi mutuel.  

Qu’est-ce qui fait que Microsoft Dynamics 365 satisfait les besoins de Mariève? 

Patrik : Je crois que Microsoft Dynamics 365 et la position de Microsoft sont uniques sur le marché, et cela nous ramène au choix de Mariève. Je pense que c’est la combinaison des pratiques exemplaires au cœur du système, mais aussi de l’agilité en périphérie. Tous les modules de Microsoft D365 (Finance, Chaîne d’approvisionnement, Gestion de projets, RH, Service, Ventes, CRM et autres) reposent sur les pratiques exemplaires du secteur. Mais pour que les entreprises comme Averna puissent innover et évoluer, elles ont aussi besoin d’agilité en périphérie. En d’autres termes, comment exploiter les pratiques exemplaires de l’ERP et mettre en place de nouvelles procédures, une nouvelle façon d’automatiser des processus, tout en tirant parti des fonctionnalités de validation qui accompagnent un système transactionnel comme un ERP? 

Microsoft associe les applications de ressources d’entreprise (Microsoft Dynamics 365) à l’agilité en périphérie, en combinant les données et l’IA, puis en exploitant ces données à l’aide de Power BI. Pensez à la plateforme Power BI, qui permet d’automatiser les processus et d’élaborer des flux de travaux qui aident à gérer les contraintes en matière de ressources, mais aussi à la suite bureautique et aux outils de collaboration, qui permettent les liens entre Teams et différents systèmes, dont l’ERP. Ainsi, je pense que Microsoft joue un rôle vraiment important avec son portefeuille d’applications d’entreprise et sa plateforme. Il permet aux entreprises comme Averna de se transformer pour répondre aux besoins d’aujourd’hui et de demain afin de rester concurrentielles même si le modèle d’affaires devait changer. 

Parlez-nous de la stratégie d’Averna pour gérer efficacement le changement.  

Mariève : Il faut commencer par harmoniser les processus et déterminer par quoi commencer. Nous avons donc fait un peu de ménage. Ensuite, nous avons investi dans cet ERP à la fine pointe et, comme nos processus d’affaires étaient bien harmonisés, nous avons pu tirer le maximum de ses fonctionnalités. Sans cette harmonisation, nous n’y serions pas arrivés. D’un point de vue stratégique, nous avons formé des champions des processus plutôt que de chaque module. Nous avons maintenant plusieurs champions qui sont très fiers d’assumer une responsabilité accrue au sein de l’entreprise. Ils sont responsables des tests et reçoivent les formations de Thinkmax ou de l’équipe interne d’Averna, puis ils relaient l’information et forment les autres employés. Une stratégie gagnante. De nombreux employés connaissent déjà le système avant même qu’il ne soit opérationnel. De plus, ils deviennent des ambassadeurs de changement. Ils sont également notre première ligne de soutien pour les autres employés. S’ils sont incapables de résoudre un problème, ils peuvent alors faire appel à l’équipe D365 interne. Ce procédé permet aussi de réduire la pression sur l’équipe technique. Nous disposons également d’une équipe interne constituée d’un développeur et d’un analyste en informatique de gestion qui, avec le soutien de Thinkmax, peuvent programmer des fonctionnalités liées au système ERP. 

 

Que feriez-vous différemment?  

Mariève : Il y a certaines choses que j’aurais faites différemment. D’abord, en ce qui concerne l’idée que cela devait se faire à moindre coût. Il fallait évidemment que ce soit rentable, et nous étions vraiment soucieux des coûts, mais au début d’un projet comme celui-ci, le stress lié aux dépenses risque d’entraîner de mauvaises décisions en cours de route. C’est par souci d’économie que nous avions entrepris de le faire nous-mêmes, mais nous avons perdu du temps et avons dû tout refaire. J’aurais également demandé à mon équipe de direction de penser différemment, car leur adhésion est essentielle à ce type d’investissement dans l’entreprise. Il faut voir les avantages et la qualité de la mise en œuvre. Les coûts nous inquiétaient tellement que nous pensions qu’il serait plus économique de l’héberger sur place plutôt que dans le nuage, mais cela va à l’encontre de la nature de D365. Nous avons donc opté pour l’infonuagique et tiré pleinement parti de la plateforme, ce qui porte ses fruits aujourd’hui.