Les cinq phases principales de la mise en œuvre d’un ERP propulsé par Microsoft Dynamics 365

Un projet d'implémentation d'un ERP Microsoft Dynamics se compose de 5 phases principales : analyse, conception, développement, déploiement et exploitation. Nous allons passer en revue ces 5 phases dans cet article.

Analyse: Dans la phase d'analyse, les consultants spécialisés de Thinkmax collaborent avec le client pour préciser la portée du projet. Le consultant pose des questions pour cerner les exigences opérationnelles du client. Selon celles-ci et les capacités du ERP, Thinkmax identifie les fonctionnalités qui correspondent aux processus du client.

Nous effectuons ensuite une analyse concordance-écart, qui sert à établir le niveau de complexité des écarts. Dans cette phase, nous examinons aussi l’architecture technique, les interfaces et les éléments de migration des données. Une fois les besoins cernés, Thinkmax est en mesure de créer une charte de projet. Ce document, appelé « énoncé de portée », définit la portée du projet (liste des fonctionnalités à mettre en place) et précise les coûts estimés et l’échéancier prévu. Finalement, les parties (Thinkmax et le client) le signent afin que le travail puisse commencer. Le succès de cette phase repose grandement sur la participation des clients pour que tous les besoins soient cernés et éviter la dérive des objectifs au cours de la mise en œuvre.

Conception: La phase de conception vise à définir la façon dont les exigences opérationnelles nommées dans l’énoncé de portée (phase d’analyse) seront mises en œuvre. Au cours de cette phase, le consultant s’entretient plus en détail avec les experts du client pour concevoir la solution. Nous devons d’ailleurs la personnaliser selon les éléments identifiés comme des écarts afin de répondre aux exigences opérationnelles. Toutes les personnalisations sont consignées au document de conception fonctionnelle (FDD). Ce document, rédigé par le consultant, ouvre la porte à la phase de développement (voir ci-dessous) lorsque le client l’approuve.

Développement: La phase de développement a comme objectif le développement des fonctionnalités qui ont été définies et approuvées lors de la phase de conception. Les spécifications sont consignées au FDD. Le développeur utilise ce document pour créer les fonctionnalités selon les exigences opérationnelles. Une fois le développement terminé, le consultant spécialisé puis le client testent les fonctionnalités pour s’assurer qu’elles répondent à ces exigences.

Dans cette phase, nous commençons également les cycles d’essais intégrés; en général, deux ou trois cycles s’avèrent nécessaires, selon l’ampleur du projet. Pendant un cycle d’essais intégrés, tous les services impliqués dans un processus se rassemblent afin de simuler différents scénarios de la vie quotidienne en suivant toutes les étapes qui le seraient normalement si le PGI était opérationnel. Nous sommes alors en mesure de déterminer si certains processus doivent être ajustés, y compris les interfaces (le cas échéant) et les rôles de sécurité.

L’un des facteurs clés du succès de cette phase est de nous assurer d’avoir entièrement testé tous les développements, c’est-à-dire non seulement les principaux scénarios, mais aussi les cas limites. Accorder suffisamment de temps aux essais nous permet d’éviter d’avoir à recommencer une étape. La disponibilité des experts en la matière pendant ces essais (cycles d’essais intégrés) s’avère cruciale.

Déploiement: C’est lors de la phase de déploiement que les efforts de l’équipe de projet mènent vers l’adoption réussie du nouveau ERP propulsé par Dynamics 365. Dans cette phase, nous organisons des séances de formation pour les utilisateurs finaux. De plus, les essais du système sont terminés, et le client appose sa signature en guise d’approbation du lancement du système. Cela fait, l’équipe de projet élabore un plan de transition pour préparer le nouvel environnement de production. Pour que cette phase soit une réussite, nous devons disposer de suffisamment de temps pour la formation de tous les utilisateurs avant la mise en service.

Exploitation: Le système Dynamics 365 est prêt! Lors de cette phase, l’équipe Thinkmax offre un soutien à la postproduction et transfère les connaissances au client. Si des problèmes surviennent, ils sont analysés et résolus.

Le gestionnaire de projet suit de près le budget et l’échéancier tout au long du projet pour s’assurer que nous demeurons sur la bonne voie. Au fur et à mesure que les différentes phases du projet progressent, il communique régulièrement des renseignements sur l’état d’avancement du projet. Il veille également à ce que les décisions et les risques soient documentés. L’engagement de la direction ainsi que le dévouement des personnes impliquées des deux équipes (Thinkmax et celle du client) garantiront le succès global du projet. Un effort doit aussi être fourni en matière de gestion du changement pour s’assurer que tous les utilisateurs sont satisfaits du nouveau système. Dynamics 365 offre de nombreuses fonctionnalités pour les finances, la chaîne d’approvisionnement, la vente au détail, l’entreposage et bien plus. Le rôle de Thinkmax consiste à vous accompagner pendant cette transformation.